Jak zatrudnić osobę niepełnosprawną i nie zniechęcić się po drodze

Pani Katarzyna z Wrocławia prowadzi małą firmę z branży e-commerce. Wiosną 2025 roku zdecydowała, że czas zatrudnić nową osobę. Otrzymała kilkanaście CV. Jedno wyróżniało się doświadczeniem i kwalifikacjami, ale było w nim coś jeszcze… dopisek o orzeczeniu o niepełnosprawności.

„Czy to coś zmienia?” – zapytała sama siebie, patrząc jednocześnie na dokument. Zmienia, pomyślała…

Dziś opowiem Ci na tym przykładzie, jak zatrudnić osobę niepełnosprawną i jak uniknąć błędów, które mogą kosztować Cię dofinansowanie, czas i spokój.

Jak zatrudnić osobę niepełnosprawną? Krótka lista zadań pracodawcy

• Sprawdzam aktualność orzeczenia pracownika, stopień i schorzenie.
• Zawieram umowę o pracę.
• Wystawiam skierowanie do lekarza medycyny pracy.
• Daję pracownikowi dokumenty do uzupełnienia.
• Przeprowadzam szkolenie BHP.
• Wysyłam zgłoszenie do ZUS.
• Rejestruję się w PFRON i SODiR oraz jeśli trzeba w e-PFRON2.
• Składam terminowo Wn-D i INF-D-P do 20. dnia miesiąca po miesiącu za który ubiegam się o dofinansowanie.
• Składam DEK-I-0 do 25. dnia miesiąca (jeśli zatrudniam >25 osób)
• Dbam o to, by przestrzegać praw pracownika wynikających z Ustawy o Rehabilitacji.

Dlaczego ważne jest orzeczenie o niepełnosprawności pracownika?

Mimo obaw Pani Katarzyna zaprosiła kandydatkę na rozmowę. Zapytała ją także o orzeczenie. Okazało się, że ma je przy sobie. Było ważne. Wydane przez PZON. Wskazywało na umiarkowany stopień niepełnosprawności i zawierało kod schorzenia specjalnego 06-E. To był ważny sygnał. Ponieważ dysfunkcji nie było widać, spytała od razu o konieczne dostosowania w środowisku pracy do potrzeb zatrudnianej pracownicy. Ta stwierdziła, że czasem będzie potrzebowała chwilę odpocząć w ciszy, a z resztą obowiązków poradzi sobie bez żadnych adaptacji.

📌 Jeśli planujesz zatrudnić osobę niepełnosprawną, upewnij się, że kandydat posiada ważne orzeczenie. Bez tego nie masz prawa zgłosić zatrudnienia do PFRON ani ubiegać się o dopłatę.

Orzeczenie może pochodzić z:

• Powiatowego Zespołu ds. Orzekania o Niepełnosprawności (PZON),
• ZUS,
• KRUS.

Dla pracodawcy istotne jest także to, jaki stopień niepełnosprawności ma pracownik (znaczny, umiarkowany, lekki) i czy dokument zawiera kod schorzenia specjalnego (01-U, 02-P, 04-O, 06-E lub 12-C). Bo to właśnie on otwiera drogę do wyższego dofinansowania [Źródło: PFRON, Status osoby niepełnosprawnej]

Jaka umowa z osobą niepełnosprawną gwarantuje dofinansowanie?

Na początku Pani Katarzyna wahała się między umową o pracę a zleceniem. Wolała elastyczną formę z uwagi na zobowiązania i formalności… Ale doradczyni z lokalnego oddziału PFRON podpowiedziała: „Jeśli nie podpiszecie umowy o pracę, nie dostanie pani żadnego wsparcia z PFRON”.

Dzieje się tak, bo zgodnie z Ustawą, art. 26a, tylko umowa o pracę uprawnia Cię do ubiegania się o dofinansowanie z PFRON. Inne formy – umowa zlecenie, czy dzieło… niestety nie. Nawet jeśli obowiązki i zakres pracy będą takie same [Źródło: Ustawa]

Jakie dokumenty obowiązują przy zatrudnieniu osoby niepełnosprawnej?

Podpisana umowa to dopiero połowa sukcesu. Pani Katarzyna zrozumiała to jakiś czas później, po rozmowie z pracownikiem PFRON. Teraz musiała zająć się niezbędnymi formalnościami i formularzami. Zrobiła wszystko co przy zatrudnieniu zdrowego pracownika, ale… Nie miała dotychczas konta w systemie SODiR. Nie rejestrowała wcześniej żadnego pracownika. I niestety przegapiła pierwszy termin. Z tego powodu wsparcie Funduszu za pierwszy miesiąc pracy nowej pracownicy przepadło.

Pamiętaj
Masz 30 dni, by zgłosić zatrudnienie w SODiR przed złożeniem pierwszego wniosku o dofinansowanie. Spóźnienie oznacza brak dofinansowania za dany miesiąc [Źródło: PFRON – instrukcja rejestracji w SODiR]

Jakie dokumenty i procedury zatem są niezbędne pracodawcy na początku i w trakcie zatrudnienia?

• Umowa o pracę i cała dokumentacja kadrowa (kwestionariusz osobowy, wcześniejsze świadectwa pracy, zgody RODO, podpisany regulamin, wszelkie oświadczenia, deklaracja PPK, PIT2),
• Skierowanie na badania lekarskie i szkolenie BHP,
• Zgłoszenie do ZUS (formularz ZUA lub ZZA z oznaczeniem statusu osoby niepełnosprawnej),
• Rejestracja w systemie SODiR (do składania wniosków),
• Rejestracja w e-PFRON2, jeśli zatrudniasz powyżej 25 osób (do składania deklaracji DEK-I-0),
• Formularze INF-D-P i Wn-D, składane co miesiąc.

Ile wynosi dofinansowanie PFRON do wynagrodzeń 2025?

Po otrzymaniu pierwszej transzy wsparcia Pani Katarzyna była mile zaskoczona. Okazało się, że dofinansowanie wynagrodzenia nowej pracownicy wynosi ponad 2 500 zł. Przy niedużym budżecie jej firmy jest to znaczne wsparcie.

Tak wysokie dofinansowanie było możliwe dzięki schorzeniu specjalnemu i stopniowi niepełnosprawności jej pracownicy.

W poniższej tabeli możesz sprawdzić, jakie kwoty zyskują pracodawcy zatrudniający pracowników z określonymi orzeczeniami [Źródło: PFRON – komunikat 2025]

Kwoty mogą się zmienić. Sprawdź aktualny komunikat PFRON przed złożeniem Wn-D!

Jakie prawa ma pracownik z orzeczeniem?

Nasza bohaterka z chwilą zatrudnienia pracownicy z niepełnosprawnością dokładnie wczytała się w Ustawę, by respektować jej prawa pracownicze. Musiała odpowiednio dostosować grafik i była przygotowana do dłuższych nieobecności w pracy z powodu jej zwiększonego urlopu.

Najważniejsze z dodatkowych uprawnień pracownika z niepełnosprawnością, które poznała to:

• Skrócony czas pracy i zakaz godzin oraz pracy w nocy.
  Przy znacznym i umiarkowanym stopniu to 7 godzin dziennie i 35 tygodniowo. Wyjątkowo nie musisz respektować tych uprawnień, gdy pracownik uzyskał zgodę lekarza medyny pracy na swój wniosek lub zatrudniasz niepełnosprawnego przy pilnowaniu.
• 15 minut dodatkowej przerwy.
• Dodatkowe 10 dni urlopu dla pracowników ze znacznymi przerwanym stopniem.
• Zwolnienie z pracy do turnus rehabilitacyjny lub badania i rehabilitację z zachowaniem wynagrodzenia do 21 dni w roku kalendarzowym.

W jakie najczęstsze pułapki wpadają pracodawcy osób niepełnosprawnych?

🔻 Brak terminowego zgłoszenia w SODiR.
🔻 Błędne dane we wniosku.
🔻 Nieprzestrzeganie terminów składania Wn-D i INF-D-P.
🔻 Zatrudnienie fikcyjne.
🔻 Ignorowanie przywilejów pracownika z orzeczeniem.

Nie każdy błąd widać od razu. Czasem wszystko wygląda poprawnie. A potem… przychodzi pismo z PFRON o odmowie wypłaty.

📌 Przykłady WSA i NSA potwierdzają, że nieprzestrzeganie przepisów to podstawa do żądania zwrotu całej kwoty przez PFRON. Sprawdź wyroki [Źródła: WSA 2023, NSA 2025]

Jak zakończyła się historia Pani Katarzyny?

Po kilku miesiącach od zatrudnienia Pani Katarzyna opanowała wszystkie procedury. Pierwszy błąd na początku wiele ją nauczył. Ważniejsze jest to, że zyskała lojalną i kompetentną pracownicę. Dziś śmiało przyznaje, że warto było zaryzykować. Zysk z dofinansowania to jedno, ale prawdziwą wartością okazała się codzienna współpraca, zaufanie i nowa perspektywa, jaką wniosła do firmy nowa osoba.

FAQ

Źródła

• PFRON, Status osoby niepełnosprawnej, https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen/status-osoby-niepelnosprawnej/
• PFRON FAQ, „Najczęściej zadawane pytania w sprawie dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych”, https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen/najczesciej-zadawane-pytania-w-sprawie-dofinansowania-do-wynagrodzen-pracownikow-niepelnosprawnych/
• PFRON – komunikat o dopłatach 2025, https://www.pfron.org.pl/komunikaty-z-regionu/szczegoly-komunikatu/news/zmiany-w-wysokosci-dofinansowania-do-wynagrodzenia-pracownikow-z-niepelnosprawnoscia/
• Instrukcja SODiR i e-PFRON2, https://www.pfron.org.pl/fileadmin/SODiR/2023/Instrukcja_rejestracji_certyfikatu_kwalifikowanego_i_podpisywania_dokumentow_w_SODiR_On-Line_v.5.4_20.10.2023.pdf
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji – Dz.U. 2025 poz. 913, https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000913/O/D20250913.pdf
• Wyrok WSA z 13.01.2023, V SA/Wa 230/22, https://wgpr.pl/blog/wygrana-sprawa-przeciwko-pfron-przed-wsa/
• Wyrok NSA z 11.04.2025, I GSK 86/22, https://inforfk.pl/dok/tresc%2CFOB0000000000006965898%2COddalenie-skargi-kasacyjnej-dotyczacej-zwrotu-srodkow-dofinansowania-wynagrodzen-niepelnosprawnych-pracownikow-Wyrok-NSA-z-dnia-11-kwietnia-2025-r-sygn-I-GSK-86-22.html
• PFRON – refundacja stanowisk pracy, https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/wyposazenie-stanowisk-pracy/
• PIP – dostosowanie warunków pracy, https://www.pip.gov.pl/files/127/Dla-pracodawcow/326/dostosuj-swoj-zaklad-do-obowiazujacego-prawa-pracy.pdf