zatrudnienie osoby z orzeczeniem

Regulamin pracy zdalnej. Jak go napisać?

Od roku 2023 obowiązuje zamiast dotychczasowej telepracy termin praca zdalna. Definiują to najnowsze zmiany w Kodeksie Pracy. W związku z tym wielu pracodawców stoi przed wyzwaniem, jak napisać regulamin pracy zdalnej?

Wyjaśniamy to w poniższym artykule. Wskazujemy jakie informacje w nim zamieścić, kiedy go należy napisać, a kiedy nie jest konieczny.

Regulamin pracy zdalnej – kiedy jest konieczny w firmie?

Pracodawca zobowiązany jest do stworzenia regulaminu pracy zdalnej, gdy decyduje się zatrudniać pracowników wykonujących obowiązki służbowe na odległość. Kluczowym momentem, który determinuje tę konieczność, jest wykonywanie pracy zdalnej w sposób ciągły.

Jednak istnieją sytuacje, w których pracodawca nie musi tworzyć osobnego regulaminu. Przede wszystkim, jeżeli praca zdalna w firmie jest wykonywana okazjonalnie lub gdy zatrudnia ona niewielką liczbę pracowników, a jedynie nieliczni z nich pracują zdalnie. W takich przypadkach wystarczającym rozwiązaniem może być indywidualne porozumienie zawarte pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Porozumienie to może obejmować szczegółowe zasady i warunki wykonywania pracy zdalnej przez konkretnego pracownika.

Poza wymienionymi przypadkami, jeżeli pracodawca chce stosować w swojej firmie model pracy zdalnej, musi napisać regulamin pracy zdalnej. Dobrze skonsultować jego treść z przedstawicielami pracowników wyłonionych w trybie przyjętym lub jeśli takie istnieją w firmie, z zakładowymi organizacjami związkowymi.

O ostatecznej wersji regulaminu decyduje pracodawca.

Warto tu podkreślić, że praca zdalna wykonywana okazjonalnie lub praca hybrydowa nie wymaga osobnego regulaminu pracy zdalnej.

regulamin pracy zdalnej
Regulamin pracy zdalnej [symbol „paragraf” na tle ściany z kamieni].

Praca zdalna. Regulamin kogo dotyczy?

Regulamin pracy zdalnej, aby efektywnie spełniać swoją rolę, powinien precyzyjnie określać, jakich pracowników dotyczy. W tym kontekście pracodawca powinien jasno zdefiniować grupy pracowników objętych regulacjami dotyczącymi pracy zdalnej.

Mogą to być pracownicy na określonych stanowiskach, działający w konkretnych komórkach organizacyjnych lub zatrudnieni przy realizacji określonych projektów czy programów. Kluczowe jest sprecyzowanie tej informacji, aby umożliwić łatwą identyfikację pracowników, którzy pracują zdalnie.

Taka konkretna specyfikacja wprowadza klarowność w zakres zastosowania regulaminu, co ułatwia zarządzanie oraz egzekwowanie określonych zasad w kontekście pracy zdalnej w danym przedsiębiorstwie.

Regulamin pracy zdalnej wzór. Jak napisać dokument?

Regulamin pracy zdalnej, aby skutecznie wspierać zarówno pracodawców, jak i pracowników, powinien być kompleksowy i klarowny. Oto kluczowe elementy, jakie powinien zawierać taki dokument:

  1. Zasady porozumiewania się z pracownikiem
    Wymienienie narzędzi komunikacyjnych, które pracownik będzie używać do kontaktu z pracodawcą, takich jak telefon, e-mail czy platformy do wideokonferencji.
  2. Zasady wykonywania pracy zdalnej
    Precyzyjne określenie reguł organizacji i wykonywania pracy zdalnej, w tym czasu pracy, elastyczności godzin, i innych aspektów związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych na odległość.
  3. Zasady kontroli wykonywanej pracy i bezpieczeństwa
    Określenie metod oceny pracy zdalnej, z uwzględnieniem bezpieczeństwa i przestrzegania zasad BHP. Warto podkreślić, że kontrola ta nie musi odbywać się osobiście, ale może być przeprowadzona za pośrednictwem narzędzi audio-wizualnych lub poprzez raporty z wykonanych zadań.
  4. Sposób potwierdzania obecności pracownika
    Określenie sposobów potwierdzania obecności pracownika na stanowisku, takie jak wysyłanie maila, SMS-a, czy logowanie się w firmowym systemie informatycznym.
  5. Zasady instalacji, inwentaryzacji i konserwacji oprogramowania i sprzętu
    Precyzyjne wytyczne dotyczące instalacji, inwentaryzacji oraz konserwacji oprogramowania i serwisu powierzonego sprzętu komputerowego.
  6. Zasady wypłaty ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu
    Jeśli pracownik wykorzystuje swój własny sprzęt komputerowy do celów służbowych, regulamin powinien określać zasady wypłaty ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu.
  7. Zasady pokrywania kosztów łącza internetowego, energii elektrycznej lub usług telekomunikacyjnych
    Jasne informacje na temat pokrywania kosztów związanych z pracą zdalną, takich jak koszty łącza internetowego, energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych.
  8. Zasady dodatkowych kosztów, które chce pokryć pracodawca
    Wytyczne dotyczące ewentualnych dodatkowych kosztów, jakie pracodawca może zdecydować się, pokryć, na przykład: zakupu ergonomicznego krzesła czy innego niezbędnego wyposażenia.

Obejmując te kluczowe elementy, regulamin pracy zdalnej staje się kompleksowym narzędziem, które nie tylko informuje, ale także wspiera pracowników i pracodawców w efektywnym funkcjonowaniu w środowisku pracy.

Co dołączyć do Regulaminu pracy zdalnej?

Ważnym aspektem jest skonkretyzowanie zasad związanych z przyjętym modelem organizacji pracy w firmie. To oznacza, że pracodawca precyzyjnie określa, czy preferuje pełną pracę zdalną, pracę zdalną realizowaną okazjonalnie, czy też model hybrydowy (np., gdzie pracownicy mogą pracować zdalnie przez trzy dni w tygodniu, a pozostałe dwa spędzają w siedzibie firmy).

Dodatkowo regulamin uwzględnia możliwość tymczasowej pracy zdalnej na wniosek zarówno pracownika, jak i pracodawcy.

W regulaminie pracy zdalnej niezbędne są jasne procedury dotyczące składania wniosków o pracę zdalną przez pracownika oraz zasady rezygnacji z tego trybu pracy. Wzór takiego wniosku może zostać dołączony jako załącznik, co ułatwia pracownikom zrozumienie procesów związanych z pracą zdalną.

Dodatkowo regulamin pracy zdalnej może zawierać aspekty, takie jak:

  • Procedury związane z ochroną danych osobowych,
  • Informacje dotyczące zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • Ocena ryzyka zawodowego związana z pracą zdalną.

Te informacje, gdy dołączone są do regulaminu jako załączniki, tworzą spójne źródło informacji dotyczących pracy zdalnej. Sprecyzowanie tych kwestii pozwala pracownikom na pełną klarowność i zrozumienie zasad związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Zatrudnienie niepełnosprawnych a regulamin pracy zdalnej

Osoby niepełnosprawne są często zatrudniane w formie pracy zdalnej szczególnie te z całkowitą niezdolnością do pracy. To pozwala im wykonywać obowiązki służbowe w miejscu zamieszkania, korzystając ze środków komunikacji elektronicznej.

Zmiany w Kodeksie Pracy dotyczą również pracodawców, którzy zatrudniają osoby niepełnosprawne zdalnie. Muszą napisać nowy regulamin oraz zmienić umowę, w której nie będzie już dotychczasowej telepracy, a praca zdalna.

Podsumowanie

W kontekście zatrudniania pracowników, którzy wykonują swoje obowiązki służbowe na odległość, regulamin pracy zdalnej staje się kluczowym dokumentem w strukturze firmowej. Warto zauważyć, że dotychczasowa telepraca została przedefiniowana jako praca zdalna, co niesie za sobą konieczność dostosowania umów z pracownikami.

W przypadku, gdy praca zdalna w przedsiębiorstwie przybiera charakter okazjonalny, a także, gdy zatrudnia się ograniczoną liczbę pracowników lub tylko nieliczni z nich pracują zdalnie, pracodawca nie jest zobowiązany do opracowywania osobnego regulaminu pracy zdalnej. W takich sytuacjach wystarczające jest indywidualne porozumienie między pracodawcą a pracownikiem.

Regulamin pracy zdalnej powinien zawierać kluczowe informacje dotyczące:

  • Zasad komunikacji z pracownikiem,
  • Organizacji pracy zdalnej,
  • Kontroli wykonywanej pracy,
  • Przestrzegania warunków BHP.

Dodatkowo dokument ten winien precyzyjnie określać procedury składania wniosków o pracę zdalną przez pracownika oraz zasady rezygnacji z tego trybu pracy. Rozważenie dołączenia załączników, takich jak procedury ochrony danych osobowych, ocena ryzyka zawodowego związana z pracą zdalną i informacje dotyczące zasad BHP, umożliwi skupienie wszystkich istotnych informacji w jednym miejscu.


Czy każdy pracodawca musi wprowadzić regulamin pracy zdalnej?

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *